Leur métier c’est d’assurer le succès des autres. Pour cela, ils déploient les grands moyens et le résultat est sou vent spectaculaire. Eux, ce sont les gourous de l’événementiel, un nouvel art qui célèbre à la fois le grandiose et l’éphémère. Ils organisent des anniversaires d’entreprises, des promotions de produits, des fêtes de fin d’année, l’animation dans les boutiques, des concerts, autant d’activités que l’on regroupe sous le terme d’événementiel. Il s’agit de créer, d’organiser et de médiatiser un événement et faire circuler parallèlement un message très fort autour.

Pour que l’exceptionnel soit au rendez-vous, il est tout d’abord impératif de soigner les cartons d’invitation, de susciter l’émerveillement, de tout coordonner avec les traiteurs, de mettre en place une armée d’hôtesses, de tester la sono, de s’assurer de la présence de la presse et surtout, d’apporter cette touche qui gravera l’événement dans la mémoire des convives…

Vous cherchez du classique, de la tendance, de l’insolite ? Pas de problème, les défis ne font pas peur aux Events Managers. Et entre créativité et rigueur dans l’organisation, les agences ne cessent d’ajouter de nouvelles cordes à leur arc.

Fédérer les employés autour de nouvelles marques

Tenez, prenez la réception qu’a organisée Rogers il y a quelque temps pour présenter ses nouveaux logos. Un ballet impressionnant a été mis sur place pour que le reveal grave son empreinte dans la mémoire des invités. Qui étaient-ils ?

Les milliers d’employés du groupe Rogers eux-mêmes. Mais pourquoi investir autant pour impressionner son propre personnel ? La réponse : pour renforcer le sens d’appartenance au groupe. « On voulait, avant tout, fédérer les employés autour des nouvelles marques. Cela fait partie de la stratégie de communication interne de la compagnie, un atout à ne pas négliger », explique Anne Robert, de Rogers. Le groupe, qui avait une idée abstraite de l’événement, a fait appel à des professionnels pour le concept. Les agences Très Pied, Totem, Art Academy et d’autres ont ainsi œuvré dans les coulisses pour créer des moments magiques.

« Ceux qui recherchent la qualité font appel aux professionnels. Le niveau du spectacle, par exemple, doit refléter l’image du produit.

Pour le lancement des nouveaux logos de Rogers, nous avons, avec Odile Halbwachs, de Très Pied imaginé des chorégraphies symboliques. Petit à petit, on se rend compte qu’il existe un savoir faire énorme à Maurice », affirme Sandhip Bhimjee de l’Art Academy. Si sur scène le spectacle était époustouflant, avec des ballons, des couleurs, chaque geste avait sa raison d’être. « Nous avons conçu une danse énergique à l’image de Rogers, et le fait de chanter et de danser sur Sunshine avait pour but de démontrer l’esprit d’équipe, de dégager de la chaleur », explique le directeur de l’Art Academy.

« Une belle pub à la radio ne suffit plus aujourd’hui. L’événementiel est une autre façon de communiquer et vient soutenir la publicité. Chaque événement se doit d’être différent s’il veut marquer les esprits », affirme Aisha Mosaheb, directrice de Blast Communication. Cette agence, qui s’est récemment chargée du lancement d’une nouvelle machine à café Nespresso, a d’ailleurs impressionné rien qu’avec le carton d’invitation. Cette dernière se déclinait dans un coffret en bois rempli de paille où se trouve une tasse à café, une capsule de café Nespresso et du sucre. Imaginez par ailleurs, une première prise de contact qui vous dit « You are la crème de la crème and I have got my eyes set on you. I am fresh, hot, sexy and brewing under pressure to see you light my fire. » Évidemment, la curiosité est titillée, on s’imagine mille scénarios. Puis vient un deuxième communiqué suivi du message : « You have lit my fire, meet me at… Not to worry. I shall pull up my level best behaviour, especially for you. » Et c’est signé Nespresso. Déjà là le nuage de doute commence à se dissiper et l’on se demande après une telle invitation ce qui nous attend le jour J.

Spectacle acrobatique et plaisirs de la chère

Jouer sur l’effet de surprise c’est le fort de l’événementiel. On se souviendra que l’année dernière, plusieurs cadres avaient reçu une invitation à se rendre à l’hôtel Sofitel à des heures précises avec pour instruction d’emmener un maillot de bain. Une fois sur place, on nous a installés sur un transat, offert du thé glacé et mis entre nos mains des boules relaxantes. Des hôtesses nous ont ensuite orientés derrière un grand portail où l’on a eu droit au hammam, au sauna et à la piscine musicale. Après s’être bien détendus, nous avons été conduits à plusieurs stands où il y avait à manger, mais surtout du coca-cola vanille qu’on lançait officiellement ce jour-là.

Ceux qui étaient au lancement de la Nissan X Trail au Domaine Anna, se souviendront que lors de la soirée, des lampes et des feux d’artifice ont illuminé le lac sur lequel se trouvait le véhicule gardé par des hommes habillés en gladiateurs.

« Le rôle d’une agence événementielle est de s’occuper de tout de A à Z, de donner la solution clé en main, de créer quelque chose qui ne se répètera pas », avance Aisha Mosaheb. Dégustation de chocolats sculptés pour accompagner la présentation d’un vin, spectacle acrobatique pour la réouverture d’un hôtel, souvenirs au logo de la compagnie, plaisirs de la chère… Rien n’est laissé au hasard.

Un seul leitmotiv : La créativité

Mais ce n’est pas une mince affaire pour autant « Il faut s’occuper des détails, mettre ne place une logistique immense, chercher les permis, régler les questions administratives, trouver des sponsors », précise Jean-France Lanappe de Fuchsia Events, spécialisé dans les événements artistiques. En effet, faire venir un artiste, organiser un concert, déplacer un cirque relèvent aussi de l’événementiel. « On compte faire venir le prochain Miss Island Queen Beauty Contest et l’associer au lancement d’un produit. On voudrait faire venir Julio Iglesias. Il a demandé un cachet de 200 000 dollars pour lui et les artistes qui l’accompagnent. Il faut en plus payer les frais d’avion de la Floride à Maurice, les frais d’hôtel… Il faut un budget énorme pour faire de l’événementiel », explique-t-il.

Là encore, certaines entreprises qui n’ont pas peur du risque, entrent en jeu et acceptent de sponsoriser à condition d’avoir quelque chose en retour comme se faire de la publicité ou être en contact direct avec les clients potentiels. En gros, l’événementiel produit un effet de rupture avec le quotidien de l’entreprise. Dans un monde où l’économie est en plein chamboulement, il permet d’attirer l’attention, de susciter l’intérêt, de développer des relations publiques et des relations de presse.

Grâce à cela, l’entreprise vise à accroître sa notoriété, véhiculer une image valorisante, souder son personnel, se démarquer de la concurrence, fidéliser sa clientèle, renouer la confiance. Des séances de brainstorming ont lieu pour trouver la formule juste, on fait appel au brassage des compétences. Le leitmotiv tient en un seul mot : la créativité. Comme l’a dit Montaigne dans Les Essais : « Une forte imagination produit l’événement. »