Banque

● Relevés bancaires : Très souvent, la banque envoie des relevés de compte à chaque client. Que faire de ces documents ? Selon un préposé de la Mauritius Commercial Bank (MCB), il n?y a pas de délai pour conserver les relevés. « Une fois que le client les a vérifiés, il peut en disposer comme bon lui semble. Il peut les conserver pour les besoins d?un audit de son entreprise par exemple », déclare celui-ci. Un double de ce document est conservé à la succursale. Les mêmes consignes s?appliquent à la State Bank. En cas d?erreur sur le relevé ou les talons de chèque, tout client dispose d?un délai de 30 jours pour notifier la banque.

● Prêts : Selon le Code of Banking Practice and Charges de la State Bank, le client qui contracte un emprunt de la banque, a accès à tous les documents relatifs. Il reçoit une lettre d?offre stipulant les modalités du prêt, des documents d?hypothèque de sa maison ou de son terrain et ensuite un contrat de prêt. En général, il peut les conserver jusqu?au remboursement final. Au cas où il les égare, il peut demander une copie à la banque.

Vie professionnelle

●Contrat de travail : Il doit être gardé à vie. Celui-ci est appelé à évoluer avec le temps à travers d?autres conditions, des promotions etc.

● Relevé de carrière, bulletins de salaire, certificat de travail : Selon la MEF, il faut les conserver en moyenne trois ans au cas où un employé souhaiterait faire des réclamations. Mais il est préférable de les garder jusqu?à la retraite. Ces documents sont utiles pour justifier vos revenus et le nombre d?années pendant lesquels vous avez travaillé. Selon l?article 49 du Labour Act, tout employeur, employant 15 personnes ou plus, doit conserver un registre, un livre de rémunération, un rapport d?inspection et tout autre document relatif pendant une période de trois ans.

Factures

● Eau : Une fois les factures de la Central Water Authority (CWA) payées, on doit les conserver pendant trois ans. Au-delà de cette période, on peut les jeter.

● Electricité : Il n?y a pas de délai spécifique pour disposer des factures. Le Central Electricity Board (CEB) archive toutes les informations sur les paiements effectués. Après avoir payé la facture, on peut garder le reçu pendant quelque temps. Ensuite, on peut les jeter.

● Téléphone : Il n?y a pas de délai spécifique. Selon Shanmoogom Ponappa Naiken, responsable de communication de Mauritius Telecom, il est recommandé de conserver ses trois dernières factures en date et de les éliminer au fil du temps.

Achat à crédit

●Contrat de vente : il est impératif de le conserver tout au long de son utilisation. Cela peut être utile si vous devez faire des réparations après la vente.

● Bon de garantie : à garder pendant la durée de la validité de la garantie.

● Récépissés de paiement : à conserver jusqu?à l?échéance du paiement final. C?est aussi une preuve de paiement au cas où il y aurait des réclamations non justifiées.

●Factures des services de crédit Si vous avez recours à des services de crédit tels que CIM, Rogers Card etc, vous devez conserver votre contrat et les relevés mensuels jusqu?à ce que le compte soit soldé. Selon le Hire Purchase Act, l?entreprise offrant le service de crédit doit conserver tous les documents des transactions pendant 7 ans.

Voiture

● Bon de commande : il doit être conservé par la compagnie de vente pendant trois ans en moyenne. Le client peut le garder jusqu?à la livraison car il contient tous les détails sur la voiture ? la marque, la couleur, les options, le prix etc.

● Vignette : il faut la conserver pendant sa durée de validité. Cela varie en fonction de la police d?assurance. Cela peut être de six mois, un an ou plus.

● Formulaire de constat à l?amiable: Cette fiche doit toujours être en votre possession. Lors d?un accident, elle doit être remplie et envoyée à la compagnie d?assurance. Une copie vous sera remise. L?assurance dispose de 21 jours à compter de la réception du document pour le dédommagement. Au cas contraire, l?affaire ira au tribunal et vous devrez reproduire le formulaire de constat à l?amiable.

Santé

● Durée de vie d?une ordonnance : la validité d?une ordonnance dépend du type de médicament prescrit. D?après les règlements de la pharmacie, le patient dispose d?un laps de temps spécifique. Par exemple, pour les médicaments contrôlés, la prescription est valable pour une semaine. Par contre pour les psychotropes, la validité de l?ordonnance est d?un mois.

● Dossier médical : cela dépend de l?utilité du dossier médical. Dans le cas d?un check-up médical, il est conseillé de le conserver pendant une année en moyenne. Les radiographies peuvent être conservées pendant un à deux ans. Tout dossier est archivé par le médecin ou à la clinique pendant deux ans.

En cas de litige, on le garde pendant cinq ans.

● Factures d?hospitalisation : En général, il faut les garder pendant une année. Elles sont utiles pour le remboursement des frais par l?assurance.

Documents Juridiques

● Affidavit, procès-verbaux, jugement de divorce, jugement d?adoption : ces documents doivent être conservés à vie. Les avoués et avocats les gardent dans des dossiers pendant cinq ans et les détruisent par la suite. Une copie de tous ces papiers est également conservée à la Cour suprême. Anwar Abbasakoor, avoué, nous explique que dans un cas de divorce ou d?adoption, par exemple, des modifications seront apportées à l?acte de naissance. En cas de perte de ces documents, on peut obtenir une copie du jugement auprès du greffier de la Cour suprême.

● Titres de propriété : il faut les conserver à vie, et ce, aussi longtemps que vous êtes propriétaire. Ces documents constituent une preuve indispensable en cas de vente ou de divorce et éventuellement de partage. Conservez aussi les plans.

● Baux : la conservation dépend du type de bail. En fait, s?il s?agit d?un bail du gouvernement, une copie du contrat est conservée au ministère du Logement. On peut quand même la conserver. Dans le cas d?un bail privé, il faut le garder à vie. En cas de litige, cela peut être utile pour obtenir un droit sur le terrain.

Impôts

● Relevés d?impôts, fiches EDF, fiches de paiement ou de remboursement : il faut les conserver pendant 5 ans. Selon l?article 130 de l?Income Tax Act, le Commissaire de l?Income Tax Department peut réclamer les relevés d?impôts datant de quatre ans précédant l?année financière en cours. Cette mesure peut être prise au cas où un relevé pour une année particulière n?a pas été fait ou s?il y a soupçon de fraude.

Assurances

●Contrat d?assurance-vie et récépissés : il est conservé pendant toute la durée de la police d?assurance. Les paiements mensuels effectués par standing order seront mentionnés dans les relevés bancaires tandis que ceux effectués manuellement seront certifiés par un reçu remis au client. Un double est aussi gardé par la compagnie d?assurances. Celle-ci se doit de garder tous les documents ? contrat, récépissés etc ? pendant dix ans après la résiliation du contrat.

École

● Diplômes : on les conserve à vie. Les qualifications doivent être mentionnées sur le CV lorsqu?on postule pour un emploi.

● Bulletins scolaires : il faut les conserver durant la période où l?enfant se rend à l?école. Au secondaire, le dossier de chaque collégien est conservé cinq ans après son départ de l?établissement scolaire. Au cas où ce dernier recherche une information relative à sa scolarité, il peut faire une demande pour le consulter au recteur du collège. En vertu de l?article 10 de l?Occupational Safety, Health and Welfare Act, tous les documents relatifs à l?éducation doivent être conservés pendant cinq ans. Après ce délai, ils sont brûlés.

Jeux

● Loterie verte : Le porteur d?un billet gagnant dispose de neuf mois pour le remettre au Mauritius Government Lotteries et toucher son gain. Au cas contraire, le ticket de loterie verte n?est plus valable. Ceux détenant des billets non gagnants peuvent en disposer.

● Loterie Merven Poupard : Le gagnant dispose de six mois pour présenter son billet et recevoir son gain.

Articles de consommation

● Bijoux : il faut garder les récépissés à vie. Cela peut être utile en cas de réparation et c?est aussi la preuve d?achat.

● Notes de produits alimentaires : à conserver après l?achat pour vérifier si aucune erreur n?a été commise par la caissière. Cela aussi peut être utilisé au cas où vous devriez échanger un produit ou s?il est périmé. Après avoir procéder à ces vérifications, vous pouvez vous en débarrasser.

À garder à vie

● Contrat de mariage, acte de naissance, acte de décès : ce sont là des documents essentiels à préserver tout le long de la vie. Si vous les égarez, il faut vous rendre au bureau de l?État civil de votre localité, muni de votre carte d?identité et faire une nouvelle application. Pour récupérer votre document, il vous faudra présenter un timbre de Rs 25.

Vos papiers, s?il vous plaît

● La carte d?identité : Elle est valide à vie et doit toujours être sur soi. En général, la carte d?identité est émise lorsqu?une personne atteint sa majorité. Pour l?avoir, il faut se rendre au Government Information Service à Port-Louis. La première application est gratuite. En cas de perte, il faut se rendre dans un poste de police pour y faire une déposition. Une fiche vous sera alors remise et devra être présentée au bureau de l?État civil pour l?obtention d?une autre carte d?identité contre paiement de Rs 50.

● Le passeport : Il est valide pendant 10 ans. Pour l?obtenir, il faut faire une application au bureau du Passport Immigration Office (PIO) le plus proche de votre domicile. Il coûte Rs 700. Une première application est valable pendant six mois. Si vous n?avez pas effectué le paiement pendant ce délai, il faut refaire une deuxième demande. En principe, le passeport est remis après une semaine. Lorsqu?il est égaré ou endommagé, il faut consigner une déposition au poste de police. Une Police Form 77 sera émise et présentée au PIO pour une nouvelle application. Cette fois-ci, il faudra payer Rs 3 000.

● Le permis de conduire : Il est valable jusqu?à ce que le conducteur atteigne l?âge de 60 ans. Après il est renouvelable chaque année. Le conducteur doit aussi présenter un certificat médical attestant de sa bonne santé ; et donc son aptitude à prendre le volant. En cas de perte, on fait une déposition à la police avant de se rendre au bureau du Licensing à Port-Louis pour un double. Il faut payer Rs 300.

● La carte de pension de vieillesse: dès que l?on atteint l?âge de 60 ans, on a droit à la pension de vieillesse. Pour obtenir sa carte de pension, il faut se munir de son acte de naissance, du certificat de mariage, de sa carte identité et d?une photo passeport et les présenter au bureau de la sécurité sociale. La carte est valide tout le long de la vie de la personne âgée. En cas de perte, il faut faire une déclaration à la police et formuler une nouvelle demande au bureau de la sécurité sociale.

Bien gardés, bien rangés

● À portée de main : Les bulletins de salaire, les factures de téléphone, d?eau, d?électri-cité etc : à tout moment, vous pouvez en avoir besoin. Aussi, conservez-les dans un classeur facilement visible et accessible. En priorité, gardez les trois derniers exemplaires en date.

● À ranger dans l?armoire : Archivez les actes de naissance, certificat de mariage, jugements, acte de décès, les copies d?actes notariés dans votre armoire. Idem pour les contrats d?assurance, les diplômes.

● À mettre absolument à l?abri : On n?est jamais à l?abri d?un sinistre. Aussi, il est judicieux de conserver certains documents hors de la maison. Par exemple, les documents relatifs aux objets de valeur, les papiers personnels peuvent être conservés dans un coffre à la banque.